やることがいっぱいの経営者や管理職のみなさんが
経験してきた、社内における「ちょっといいですか」の嵐。
話しかける方は確かに「ちょっと」かもしれない。
けれど、話しかけられる方は「ちょっといいですか」が
1日に何回も、何十回もあったりするので、
「ちょっと」ではない。
この「ちょっといいですか」に加え、電話が鳴る。
固定電話も携帯電話も鳴る。
電話で話している最中に、別の電話が鳴る。
メールやLINEやメッセージやチャットもばんばん来る。
・・・・私も、5年くらい前まではそういった日々で、
「ちょっといいですか」や電話に対応しているうちに
1日が終わってしまうというのはよくあることでした。
たっぷり経験しましたので、
「ちょっといいですかって言わないで！」と
叫びたくなる気持ちや
「結局1日中何もできなかった」敗北感もよくわかります。
そして、「ちょっといいですか」や電話が自分に集まるのは
権限移譲や委任ができていない証拠であって、それに対する
敗北感もよくわかります。
でも今は、
誰も私に「ちょっといいですか」とは言わないですし、
電話もほとんど鳴りません。
任せられる社員、自分で判断できる社員がいて、
本当にありがたいことですが、
「ちょっといいですか」がないのは、私だけではありません。
私だけでなく、弊社社員は誰もが「ちょっといいですか」に
脅かされることはありません。
そういう社内体制と社風があるからです。
ひとことで返せそうな質問以外は、
「●●さん、3分いいですか？」というふうに、
「ちょっと」に相当する所用時間を相手に伝えて聞きます。
みんな、期限のある仕事をしています。
職業柄もあると思いますが、今日の何時までに、とか、
○時間後までに、という
短い期限や目標が、全員になにかしら常にあります。
長い期限や目標であっても、やることを細分化すれば、
期限と目標の連続になります。
だから、3分ならいいけれど、10分はとれない、ということは
充分ありえるのです。
この「ちょっといいですか」がない状態になったのは
5年ほど前だと思いますが、私が
「ちょっといいですかって言わないで！」と本当に叫んでしまった
というわけではなく、いつの間にかなくなって
みんな所用時間を相手に伝えるようになっていましたので、
ルールではなく、社風です。
ただ、きっかけはありました。
それは、社員からの提案があって始まった、
集中タイム制度の導入です。
あと○時間で、提案をまとめなくてはとか、
あと○時間で、この原稿を書き終えなくては、とか
あと○時間で、このデザインをしあげなくては、といった
差し迫った仕事があって集中したいときには、
1時間は、誰からも話しかけられない権利を持つ、というのが
集中タイム制度です。
「集中タイム入ります！」と宣言して、終了時間を壁に
貼ることで誰からも話しかけられない1時間を確保できます。
延長の場合は、もう一度同じ手順を踏んでから、という
ルールになっています。（これは社風ではなくルールです）。
「間に合わせる」ことが、目に見える一番大きな目的ですが、
それ以外の目に見えない目的があります。
集中しているときに中断すると、
戻すまでに長い時間がかかって、非効率であること、
また、お客様への提供品質にも影響することがあります。
それらを防ぐのも目的なのです。
この集中タイム制度を導入してから、
誰かから誰かに話しかけるときは「ちょっといいですか」
ではなく自然と「○○分いいですか」になっていきました。
そして、○○分でもダメだと判断したときは
「●●分後でお願いします」と返事して延ばすということも、
行われています。
上下関係はそこには存在せず、
私も社員によく「●●分後でお願いします」と言われます。
「ちょっといいですか」がなくなったきっかけは
集中タイム制度導入だったので、
社員がそれを提案してくれたことに、感謝しております。
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差し迫ってばかりではない、
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→「なんでもない話ができる人間関係」